社会保険労務士事務所 Cancer Work-Life Balance（以下「当事務所」といいます。）は、がん患者を支援する社会保険労務士事務所として、相談者・依頼者とそのご家族などの個人情報を適切に取り扱うことを重要な責務と考えています。
当事務所は、個人情報の保護に関する法律、マイナンバーに関する法令、社会保険労務士の守秘義務その他の関係法令を遵守し、以下の方針に基づき個人情報を取り扱います。
1．対象となる事業者・業務
本方針は、当事務所が行う無料相談、障害年金などの請求支援、就労・社会保障制度に関する相談支援、企業・医療機関等への支援その他の社会保険労務士業務と、当事務所ウェブサイトを通じた個人情報の取り扱いに適用します。
個人情報取扱事業者：清水公一
事務所名：社会保険労務士事務所 Cancer Work-Life Balance
個人情報の管理責任者：清水公一
当事務所の住所は、ウェブサイトでは掲載せず、有料相談・有料業務をお引き受けする際に個別にご案内します。病歴などの要配慮個人情報を取得する有料相談では、事前にご案内します。
また、当事務所が保有する個人データのご本人から、個人情報取扱事業者の住所についてご案内を求められた場合は、有料・無料の相談や契約の有無にかかわらず、遅滞なく回答します。下記のお問い合わせ窓口へご連絡ください。
2．取得する情報と取得方法
当事務所は、業務に必要な範囲で、次のような情報を取得します。
- 氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスなどの本人確認・連絡に関する情報
- 相談内容、相談記録、受診歴、病歴、治療内容、障害の状況、日常生活・就労の状況、診断書などの健康に関する情報
- 年金の加入・納付・受給状況、基礎年金番号、雇用・収入・給付に関する情報、請求書類や決定通知などの手続きに関する情報
- 業務上必要なご家族・代理人・関係者の情報
- 契約、報酬の請求・入金確認などに必要な情報
- ウェブサイトの利用に伴うアクセス情報など
これらの情報は、ご本人・正当な権限を持つ代理人からの提供、相談・面談、提出書類、または同意・法令などに基づく関係機関への照会など、適法かつ公正な方法により取得します。
必要な情報をご提供いただけない場合、適切な案内や手続きの支援ができないことがあります。必要以上の情報の提供を求めないよう配慮します。
3．個人情報の利用目的
取得した個人情報は、次の目的のために必要な範囲で利用します。
- お問い合わせへの回答、相談予約の調整、本人・代理権の確認
- 障害年金などの受給要件や請求方法の検討、資料の確認、相談への回答
- 受託した請求・更新・額改定・不服申立てなどに関する書類作成、提出、照会、連絡調整
- 就労、治療と仕事の両立、社会保障制度の利用などに関する相談・支援
- 依頼者との契約、業務の遂行・管理、報酬の請求、入金確認、会計・税務上の処理
- 受託業務に関連する制度改正、年金額の改定、更新などの案内
- ご本人からの開示等の請求、苦情・相談への対応
- 法令上の義務への対応、業務上の問題や事故への対応
- ウェブサイトの運営、利用状況の把握、不正利用の防止、機能・内容の改善
利用目的を変更する場合は、変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更後の目的を通知または公表します。それ以外の目的で利用する場合は、法令により認められる場合を除き、事前にご本人の同意を得ます。
4．病歴などの要配慮個人情報
病歴、障害の状況、診療・治療に関する情報などは、法令上の要配慮個人情報に該当する場合があります。当事務所は、法令に定める例外を除き、あらかじめご本人の同意を得て、相談や受託業務に必要な範囲で取得します。
ご家族などから健康情報の提供を受ける場合も、ご本人の同意や代理権など、取り扱いの根拠を確認します。相談者がご家族であることだけを理由に、ご本人の情報を自由に取得・提供することはしません。
5．第三者への提供
当事務所は、法令により認められる場合を除き、ご本人の事前の同意なく個人データを第三者に提供しません。
受託業務の遂行にあたり、日本年金機構、共済組合、行政機関、医療機関、勤務先などとの間で情報の提供・照会が必要となる場合は、委任内容やご本人の同意、法令などの根拠を確認し、必要な範囲で行います。
同意なく提供できる法令上の例外には、法令に基づく場合や、生命・身体・財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合などがあります。第三者提供について必要な確認・記録は、法令に従って行います。
6．業務委託・クラウドサービスの利用
当事務所は、情報の保管、メール、オンライン相談、ウェブサイト運営、会計などの業務のため、利用目的の達成に必要な範囲で、外部事業者に個人データの取り扱いを委託し、またはクラウドサービスを利用することがあります。
委託に該当する場合は、委託先の選定、契約、取り扱い状況の確認などを通じて、必要かつ適切な監督を行います。クラウドサービスについても、提供者によるデータの取り扱い、アクセス権限、保存条件などを確認し、適切に利用します。
外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合は、本人への情報提供・同意取得、相当の保護措置の確認など、適用される法令に従い必要な対応を行います。本方針の掲載だけをもって、外国への提供に関する包括的な同意を得たものとは扱いません。
7．生成AIの利用方針
当事務所が文案の作成・確認などに生成AIを利用する場合は、氏名、住所、連絡先、番号情報などの識別情報を取り除き、必要最小限の情報に限定します。病歴や日付などの組み合わせから本人を特定できる可能性にも配慮し、氏名を削除しただけで個人情報に該当しなくなるとは扱いません。Zoom相談での自動文字起こし・AIによる相談記録については、実際の発言内容を処理するため、第11項の説明・同意と管理の方針に従います。
マイナンバー、本人確認書類、診断書などの原本データは、そのまま外部の生成AIに入力・連携しません。本人を識別できる相談者・依頼者の情報を、外部の生成AIのモデル学習のために提供しません。
利用するサービスの契約条件、データの保存・学習利用、アクセス権限などを確認します。個人データを取り扱わせる場合は、利用目的、委託・第三者提供の該当性、国外での取り扱いなどを確認し、必要な法的手続きを行います。生成AIの出力は当事務所が確認し、個別の業務判断を生成AIだけに委ねることはしません。
8．マイナンバーを含む特定個人情報
マイナンバーを含む特定個人情報は、法令で認められた事務を行うために必要な場合に限り取得・利用します。一般の個人情報とは異なる利用・提供・収集・保管の制限に従って取り扱い、本人確認を行ったうえで、必要な者だけが取り扱えるよう管理します。
当該事務を処理する必要がなくなり、法令上の保存期間を経過したものは、適切な方法で速やかに削除・廃棄します。削除・廃棄の記録も適切に管理します。
当事務所から個別にご案内した場合を除き、マイナンバーをお問い合わせフォームや通常のメールに記載しないでください。
9．安全管理・守秘義務・保存と削除
当事務所は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスなどを防ぐため、取り扱う情報の性質と業務の規模に応じた安全管理措置を講じます。
- 管理責任者を定め、情報の取り扱いと事故対応の手順を整備します。
- 業務に従事する者に守秘義務と適切な取り扱いを周知し、必要な監督を行います。
- 書類・記録媒体・端末を適切に管理し、業務に必要な者にアクセスを限定します。
- 端末やサービスの認証、更新、通信の保護など、必要な技術上の対策を行います。
- 委託先や利用する外部サービスの取り扱い状況を確認します。外国で個人データを取り扱う場合は、その国の制度などを把握し、必要な措置を講じます。
当事務所は、業務上知り得た秘密を守り、業務終了後も法令に従って取り扱います。
個人情報は、法令で定められた保存期間と、相談対応、受託業務、会計、紛争対応などのために必要な期間を踏まえて保存します。利用する必要がなくなった情報は、法令上の保存義務などに留意し、適切に削除・廃棄するよう努めます。契約終了と同時にすべての情報を削除するものではありません。
10．請求事例・依頼者の声などの掲載
相談・受託業務で得た情報を、請求事例、依頼者の声、講演、執筆などで紹介する場合は、掲載・利用する内容や媒体を説明し、必要な同意を別途取得します。業務の依頼だけをもって、事例掲載への同意があったものとは扱いません。
氏名を伏せる場合も、年齢、地域、病歴、経過などの組み合わせによる特定の可能性に配慮し、必要に応じて情報を省略・調整します。掲載のご希望の変更や取り下げについては、窓口へご相談ください。既に配布した印刷物や第三者が保存した情報など、回収・削除が困難な場合は、その事情をご説明します。
11．Zoom相談の自動文字起こし・AIによる記録、録音・録画
当事務所では、無料・有料を問わず、Zoomによる相談において、自動文字起こしおよびAIによる相談内容の記録・要約機能を標準で利用します。相談内容の確認、記録の作成、対応漏れの防止などを目的としています。
これらの機能では、相談中の発言内容が外部サービスで処理されるため、病歴や治療内容などの要配慮個人情報が含まれる場合があります。利用する機能、情報の送信先・利用範囲、記録の保存・管理などについて事前に説明し、ご本人の同意を得たうえで利用します。本方針の掲載や相談への参加だけをもって、これらの機能の利用に同意したものとは扱いません。
自動文字起こしやAIによる記録の利用を希望されない場合は、予約時または相談開始前にお知らせください。機能を利用しない方法や、別の相談方法について個別にご相談のうえ対応します。同意が得られていない状態では、これらの機能による記録を開始しません。
生成した記録は、相談対応や受託業務に必要な範囲で利用し、アクセスを必要な者に限定して適切に保存・管理します。AIが作成した文字起こし・要約は誤りを含む場合があるため、内容を確認し、個別の業務判断をAIの記録だけに委ねません。
映像・音声そのものを録音・録画する場合は、自動文字起こし・AIによる記録とは区別し、目的、利用範囲、保存の取り扱いなどを事前に説明して、同意を得て行います。
12．Cookie・外部サービスについて
当ウェブサイトでは、機能の提供、利用状況の把握、不正利用の防止などのため、Cookieや類似の技術を使用することがあります。これに伴い、アクセス情報などが外部サービスの運営者へ送信される場合があります。
Cookieなどから得られる情報が常に個人情報に該当しないとは限りません。取得・利用する情報の内容と、他の情報との照合可能性などに応じ、関係法令に従って取り扱います。ブラウザーの設定でCookieを削除・拒否できますが、一部の機能が利用できなくなる場合があります。
reCAPTCHAを使用するページには、Googleのプライバシーポリシーと利用規約が適用されます。SNS・動画などの外部サービスを利用する場合は、各運営者の規約・プライバシーポリシーをご確認ください。
13．開示・訂正・利用停止などの請求
ご本人または正当な権限を有する代理人から、当事務所が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止の請求があった場合は、法令に従って対応します。
請求は、下記の窓口へメールまたはお問い合わせフォームでご連絡ください。請求内容に応じて、必要な本人確認・代理権確認の方法をご案内します。本人確認のために、必要以上の情報を求めないよう配慮します。
開示については、電子データや書面など、ご本人が希望する方法を踏まえて対応します。法令上の理由により全部または一部に対応できない場合や、希望の開示方法による対応が困難な場合は、その旨と理由をご説明します。
開示等の対応は原則として無料とします。ただし、書面の郵送などに実費が生じる場合は、事前に金額をご案内します。
14．漏えいなどが発生した場合
個人データの漏えいなど、またはそのおそれを把握した場合は、事実関係の調査、被害の拡大防止、原因の分析、再発防止を行います。法令上の報告・通知が必要な場合は、個人情報保護委員会などへの報告と、ご本人への通知を適切に行います。
15．お問い合わせ・苦情相談の窓口
本方針、個人情報の取り扱い、開示等の請求、苦情・相談については、以下へご連絡ください。
社会保険労務士事務所 Cancer Work-Life Balance
担当：清水公一
メール：syaroshi@cancerwork-lifebalance.com
その他のお問い合わせフォーム
本人確認書類や診断書などは、当事務所から受け渡し方法をご案内するまで、フォームやメールに添付しないでください。
16．方針の見直し
当事務所は、法令や業務内容の変更などを踏まえ、本方針と管理体制を見直します。改訂する場合は、当ウェブサイトに改訂内容と適用開始日を掲載します。法令上、通知や同意などが必要な変更は、必要な手続きを行います。
改訂日・適用開始日：2026年10月9日